そもそも、原本が必要なのであろうか。今の世の中クレジットカード精算が増えており、原本にこだわる必要性がわからない。
アメリカなら、pdfのスキャンデータが公式書類として通用する。クレジットカード支払いの電子書類やemailですら良い。emailでも送れる。支払いに使ったパーソナルチェックの写しでもよい。faxですらよい。もちろん、払出人の名前が、誰であろうがうるさいことはいわない。払ったことが公式書類で証明できていればいいのである。
原本は自由に作れるのである。不正をしようとすれば、どうにでも偽造できる。パソコンで、購入先会社名の入った書類を作り、適当にサインをしたり、印鑑を押せば原本に見えるものは簡単に作れるのである。これの抑止力は、私文書偽造という法律だけである。私文書偽造を証明するのは、それこそ手間がかかる。
そもそも原紙は存在しない)
今の世の中、領収書はプリンタで打ち出す。プリンタと同じクオリティであるpdfをmailで送って、それをご自由に印刷してくださいというのが、欧米のやり方である。領収書の原紙をくれと頼んでもpdfを印刷してくれるだけであろう。原紙であることを保障するには、カラーコピーやpdfでの印刷ではきない精密な印とかホログラムのシールを貼るか、透かしとか、コピーするとそれがわかるような専用紙、住民票で使われるような専用紙に印刷するかである。数の少ない役所なら良いが、多くの会社からもらう可能性のある領収書で、専用紙が本物かどうかはどう判定するのだろうか。そもそもクレジットカード会社のステートメントも複製防止措置は施されてなく、カラーコピーすると分からなくなると思う。このやり方は情報化時代にはそぐわないと思う。以下に考察する。
本当に必要なのは)
必要なことは、その支払いがあったことが公式にトレースできるかであり、銀行やカード会社にトレースすれば分かるような、パーソナルチェックとかクレジットカードでの支払いであれば用は足りる。今の時代、取引は全部コンピュータ化されているので、問い合わせは一瞬であろう。私文書偽造を暴くよりもずっと簡単である。現金支払いこそ、やめるべきなのである。
二重に請求したかも、ちゃんと、事務員がコンピュータにデータを登録すればすぐにわかる。怪しいと思えば、支払いがあったかを、銀行かクレジットカード会社に問い合わせれば良い。今の取引システムが分かっていれば、本当にやりたいことは、原本であることではなくて、そこに出ている情報にこそ意味があるのである。
それなのに、原本・原本というのは、そういう信用取引のシステムがなかったころに、しょうが無くやっていた方法を単に引き継いでいるだけだと思う。方法が硬直していて、仕組みが変えられていないのである。
これは、税務署が悪いと言えばそうなのだが、それがおかしいとクレームをしない企業や大学も頭が悪い。いつもながら、日本のシステムは硬直しきっている。
本当に、探せばキリがない。あきれてしまうほど、なにも工夫がないのが、日本のシステムである。iPhoneやGadgetの話題からだいぶ遠ざかってしまった。
支払い証明書は全く意味不明)
また、会社では、原本を紛失したり、宛名が所定のものでないときは、支払い証明書というのを作って、上司のハンコをもらえば終わり。
ここでは、上司のハンコというのが、シャチハタでいいのである。偽造し放題である。本当にきっちりやろうとすれば、上司のハンコは実印にして、印鑑証明と照合すべきであろう。が、それすらも方法論としては古い。
支払い証明こそ、真偽をトレースするための情報が一切掲載されていない。上司だって、トレースして責任をもって印を押す意識はないと思う。不正経理が、し放題である。こういうものこそ時代遅れである。
あるべき姿)
購買は全部個人クレジットカードにして、払い戻しにすれば事足りるのである。そうすれば、買い物は自分で通販でできるし、学会参加費だって、普通にwebでやれる。会社の購買部の仕事もだいぶ削減され、経費だって削減できる。Amazon.co.jpのAmazon Primeを使えば、日本の大都市圏なら、欲しいものは当日夜には手に入る。以前駐在していた米国の会社は、1993年当時にすでにこう言う方式だった。自分のカードで払って領収書を秘書に渡せば払い戻してもらえた。日本は20年以上は遅れていることになろう。いつもながら本質が考えられない。外の世界が見れていない。環境の変化が理解できない。業務効率を上げられない。と、無い無いづくしである。
相見積もりを取って安いところから、というのであれば、kakaku.comにある最安のpageのscreen shotでもつければ良いだろう。windowsだと割とscreen shotを取るのは大変だが、Macだと、標準についているCommand+Shift+4で一発で取れる。kakaku.comのサイトだと、銀行振り込みか、代引きが使える。どちらも公的機関でトレースができる支払い法である。
ドッグイヤーの情報化大競争時代に購入待ちの遅れがないのは、事業上有利である。
クレジットカードはカード会社への支払いコストが業者にかかるのでアメリカのようにパーソナルチェックを導入しても良い。が、日本では、これに相当するデビットカード(銀行のキャッシュカードで支払う現金扱いの支払い)が普及しつつあるので、デビッドカードで良い。ヨドバシカメラでも、Dos Vパラダイスでも、デビッドカードなら、現金払いと同じ扱いが得られる。
せこいことを言うなら、ポイントも会社に返せということになるが、それすらも、これらの電子取引を使えばトレースできるので、嘘はつけない。まあ、買うのに手間がかかっているし、それを会社に返したところで会社はたいした得にもならないので、大目に見られるような税制にしたら良いと思う。アメリカ流だと、あまりにポイントを稼ぎまくって私利私欲を肥やす社員がでてから考えれば良いということになる。
それを言い出すと、航空券のマイレッジも、クレジットカードのポイント景品もけしからんとなる。重役がビジネスやファーストクラスの飛行機で出張にいって、うまい食事や酒を機内や豪勢なラウンジで食べるのはいいのかとか、そういう話にもつながっていく。
また、無駄金は別なところで大量に使っている。接待とかで自分の飲み食いや遊びに公金を使ったり、効果不明の大名行列出張(以下-上)だったり、製品競争力を下げるだけのソフト外注(以下-下）だったり、次に述べる非効率な事務だったりと、あげはじめるとキリがない。
2011年11月14日月曜日: 日本の会社は、ヤクザの出入りか?
2011年11月14日月曜日: 次の技術に投資しないと、じり貧になる - スパコンとiPS細胞への投資の差全部事後精算で済むようにして、事後精算するときに、上司が電子的に承認をいれ、電子的に会計シートに登録すれば、経費管理も簡単になる。そういうものが電子的にリンクしていないシステムこそ、業務の非効率を招く。効率の悪いシステムこそ金の無駄であり、撲滅すべきものである。
支払いに使ったカード等の情報こそ重要なので、電子的に問い合わせをかけて、公式な確認をその場でクレジットカード会社か銀行から得るシステムを作ればさらに安全度は上がる。
あきれるほど全く工夫がない、時代遅れで非効率なシステムが、日本には散見される。
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